Same Procedure as every year: Jedes Jahr setzen wir uns mit unserer ISO-Beraterin Nina zusammen, um unsere Zertifizierung nach ISO 9001 vorzubereiten. Wir machen das, weil wir überzeugt davon sind, dass wir so unseren Service nicht nur auf Top-Niveau halten, sondern auch beständig verbessern. Ob wir da richtig liegen, verrät Nina heute im Vieraugengespräch.

Nina, du bist Spezialistin für ISO Zertifizierungen und machst diesen Job seit rund 10 Jahren. Wenn du Schulnoten verteilten könntest, welche Note bekäme Berg bei dir?

Ich würde sagen eine glatte Eins. Ganz einfach, weil man merkt, dass das gesamte Team und die Geschäftsführung voll hinter dem Thema stehen und versuchen, für Berg den maximalen Nutzen aus unserer Zusammenarbeit zu ziehen. Viele Unternehmen, die sich als Lieferanten großer Konzerne zertifizieren lassen müssen, tun dagegen nur das Nötigste, um eben das Zertifikat bei Bedarf vorzeigen zu können. Das ist dann halt Schulnote 4.

Ich finde das schade, denn das Audit durch einen externen Prüfer steht ja nur ganz am Ende des Zertifizierungsprozesses. Davor sitzt man ja viele Stunden zusammen, bespricht, was sich gesetzlich oder technologisch geändert hat, ob Kunden neue Ansprüche haben und ob diese Veränderungen mit den vorhandenen Prozessen im Unternehmen noch zusammenpassen. Und ob etwas geändert werden sollte. Das ist eine große Chance, besser zu werden – und damit natürlich auch besser im Wettbewerb zu bestehen.

Warum ist es wichtig, dass gerade ein Personaldienstleister eine ISO-Zertifizierung hat?

Zum einen ist es so, dass vor allem große Unternehmen von ihren Lieferanten häufig eine Zertifizierung fordern – als eine der Voraussetzungen für eine Zusammenarbeit. Wenn man sie nicht hat, fällt man aus dem Raster.

Es ist aber auch so, dass man gerade als Personaldienstleister unter anderem eine ganze Reihe von Gesetzen und Normen ständig im Auge behalten muss, sowie auch immer wieder mal Änderungen am QM-System vornehmen muss. Zum Beispiel dann, wenn Prozesse intern optimiert oder geändert werden, um den Ablauf zu verbessern oder wenn sich Anforderungen von Kunden oder Bewerbenden oder aber auch des Marktes ändern. Sie sehen schon, es gibt kaum ein Thema, das das QM-System nicht berührt.

Um diese Auswirkungen auf das QM-System zu definieren und umzusetzen, treffen wir uns mit Berg mindestens einmal jährlich zu einem sogenannten Audit.

Alle normativen Anforderungen gehst du vor dem Audit durch den externen Prüfer gemeinsam mit dem Berg-Team durch. Wie lange dauert das und was genau wird gemacht?

Ich erstelle  jedes Jahr eine Auflistung mit Dokumenten, die aktualisiert werden müssen. Die erhält das Berg-Team lange vor dem Audit-Termin, damit sie das schon einmal erledigen können. Dazu gehört beispielsweise die Überprüfung der Jahresziele und die Festlegung von neun, die Auswertung der Kundenzufriedenheit, Lieferantenbewertung und vieles mehr.

Dann führe ich das interne Audit durch. Daraus können sich manchmal noch weitere Aufgaben ergeben, die wir im Nachgang zusammen abarbeiten. Wenn wir das alles erledigt haben, dann kann der Auditor vom TÜV Rheinland kommen.

Ich würde sagen: sechs bis zehn Stunden kommen da schon zusammen, die ich mit Thomas Bestle (Berg Geschäftsführer) und seinem Team direkt zusammensitze und arbeite. Diese Zeit nimmt sich nicht jeder. Ich würde mal schätzen, dass nur gut ein Drittel der deutschen Personaldienstleister eine ISO-Zertifizierung hat. Und noch weniger, die diese wirklich ernst nehmen.

Was macht Berg aus deiner Sicht richtig gut?

Berg nimmt das Audit zum Anlass, die eigenen Prozesse jedes Jahr unter die Lupe zu nehmen und bei Bedarf zu aktualisieren. Gerade vor dem Hintergrund der Digitalisierung ist das zuletzt immer wieder geschehen.

Denn Berg will sich ja durch Qualität von seinen Mitbewerbern abheben. Und Qualität wird in reibungslos laufenden und technologisch innovativen Prozessen erlebbar. Für die Kunden genauso wie für die Bewerbenden und die eigenen Mitarbeitenden. Man merkt einfach: Hier habe ich es mit einem Unternehmen zu tun, das weiß, was es tut und wie man es am besten tut. Die Belohnung sind hochqualifiziertes Personal inhouse genauso wie in der Vermittlung, sowie stabile Prozesse, die die Abläufe strukturiert abbilden.

Aber auch finanzielle Ressourcen können besser eingesetzt werden, zum Beispiel wenn man – wie kürzlich geschehen – für Stellenportale ein System zur Lieferantenbewertung einführt. Auf diese Weise sieht man schnell, über welche Jobbörse interessante Bewerbungen eingehen und über welche eher weniger.

Übrigens ist auch eine Kundenzufriedenheitsbefragung Teil der jährlichen Zertifizierung. Und da schneidet Berg mit 100 Prozent ab. Das sagt eigentlich schon alles.